Organización de almacenes

El concepto de almacén y organización de almacenes ha evolucionado a lo largo de los años y muy especialmente en esta última década, las normativas (comunitarias, estatales o locales), la globalización, la aparición del comercio electrónico, los hábitos de los compradores, las estrategias de distribución, las nuevas tecnologías y otros impactos han ocasionado un notable desarrollo tanto en el diseño de las instalaciones destinadas a la organización de almacenes de todo tipo de productos (productos peligrosos, temperatura controlada, alimentación, farmacia, gran consumo, etc.), cómo a la gestión que estos han precisado para una correcta, segura, flexible, eficiente y ágil distribución de los mismos.

El valor de la organización de almacenes

Los almacenes han pasado de ser un elemento exclusivo de espacios donde guardar mercancías a formar parte del entramado logístico integrado en la estrategia global de las compañías productoras, distribuidoras o comercializadoras añadiendo valor a las mismas, haciendo cada vez más importante la organización de almacenes.

Pero para que realmente el valor se añada la organización o la estrategia es fundamental, una correcta gestión tanto de los espacios como de las herramientas de trabajo, la formación continua del personal  o tener los procesos ajustados a la realidad de la necesidad productiva / comercial y cumplirlos con extrema puntualidad,  o la manipulación de los datos que constantemente se recogen y que supondrán un soporte vital tanto a las gestiones logísticas, cómo a las financieras, comerciales o de producción. 

La definición de organización u organización de almacenes puede entenderse como los procesos funciones de logistica que desempeñan las labores de recepción, clasificación, almacenaje, gestión de stock, preparación de pedido y expedición de materiales entre dos o más puntos (internos o externos) y modalidades (materia primas, productos semielaborados, productos acabados, devoluciones, entregas en cadenas de producción, entregas en comercio, devoluciones, etc.). La gestión logística y por tanto la organización o gestión de almacenes tiene como objetivo la eficiencia y garantía en la cadena de suministro, la minimización del coste de distribución, el aseguramiento de la distribución física, la minimización de los movimientos, la reducción de tiempos, la trazabilidad de los productos o la gestión de datos que se van generando en cada uno de los pasos y todo ello para aumentar la satisfacción de usuarios o clientes finales aportando un nuevo valor al producto distribuido.  Un claro ejemplo de esto último lo podemos encontrar en los casos de los productos que especialmente van dirigido al consumo humano o animal (productos químicos, productos alimenticios, productos farmacéuticos o sanitarios) donde los datos toman especial relevancia y ofrecen una aportación de valor estratégicamente importante.

organización de almacenes

Cómo organizar un almacén

La gestión del stock y el inventario son herramientas estratégicamente imprescindibles para cualquier compañía, al igual que la organización de almacenes. La gestión u organización del almacén deberá desarrollar las herramientas necesaria para que los encargados del inventario de materiales puedan gestionar financiera y físicamente los stocks y sus movimientos (reposición, compra, obsolescencia, caducidades, etc..), los ERP de gestión de almacenes están en constante evolución, tanto las tecnologías afines a los almacenes (radio frecuencia, RFID, scanner, tecnologías de comunicación, etc) cómo las nuevas tecnologías inteligentes han ayudado a maximizar los controles de los inventarios y por tanto a ser muy eficientes en su gestión.

En el caso de la organización de almacenes de productos sensibles (farmacéuticos, sanitarios, alimentación, etc.) o productos peligrosos (inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.) los cumplimiento de las normativas, medidas de seguridad, trazabilidad (movimiento de entrada y salida, inventariado, etc.), ubicación (zonas blancas, zonas de temperatura controlada, zonas de inflamables, zonas de tóxicos, zonas de corrosivos, etc.) documentación (transporte ADR), orden, limpieza, son cuestiones inexcusables y de obligatorio cumplimiento.

En un sentido práctico hay que mentalizar a todo el personal de que los insumos o productos acabados son como el dinero que nosotros depositamos en los banco, no se permitirá que entre ni salga ni un euro más de lo que hayamos depositado. Es obligación de la organización de almacenes cumplir con:

  • Una correcta recepción de los materiales, denunciando cualquier anomalía que por cantidad o estado se pueda detectar.
  • Llevar un registro minucioso de todo aquello que entra o sale.
  • Asegurar que todo el material que salga sea exactamente el que se nos ha pedido y por lo tanto precisa el cliente interno, externo o usuario final, facilitando así la organización de almacenes de la empresa.
  • Pedir ayuda a los departamentos para que simplifiquen los procesos de entrada o salidas (documentación electrónica, medios de control, zonas de recepción y expedición, zonas de averías o residuos, gestión de la incidencia, etc.)
  • Ubicar la mercancía en los lugares asignados dependiendo de las características o necesidades del producto (temperatura controlada, zonas preparadas y autorizadas para productos químicos peligrosos, etc.)

En la planificación es otro de los procesos estratégicos don de cave destacar:

  • Lay-out o dimensionamiento de las superficies para obtener una maximización de los espacios de almacenaje y trabajo (pasillos, calles, estanterías dimensionadas a la operativa de almacenaje y manipulación, muelles de carga y descarga, zonas de retención, zonas de devolución, etc.)
  • SGA o Sistemas de Gestión de Almacenes, no todo los sistemas sirven para cualquier tipo de gestión, desde el tipo de producto (p.e. mercancías peligrosas) a las gestiones de preparación de pedidos y distribución física deben de estar adaptadas a las necesidades de nuestros clientes internos, externos o usuarios.
  • La red de distribución. En un almacén podemos desarrolla operativas de máxima calidad, pero si después no contamos con un buen diseño de red de distribución que llegue en el momento preciso a su lugar de destino podemos restar todo aquel valor que hemos añadido. Es fundamental analizar la capilaridad, los condicionantes (mercancías peligrosas temperatura controlada, entrega domiciliaria, etc.) y ajustar los costes para que este último eslabón de la cadena no rompa la transmisión y provoque malestar o insatisfacción.
  • Gestión de medios mecánicos y de los recursos humanos. Normalmente el almacén no produce en los términos de cualquier empresa de Fabricación, no administra grandes maquinas de producción o manipula los productos añadiendo valor, pero si que tiene que mover las mercancías y para ello son fundamentales los medios mecánicos (carretillas, elevadores, carruseles, pather noster, robots, etc.) con un mantenimiento preventivo y correctivo rápido y eficiente de manera que las operativas programadas no paren nunca.
  • Acuerdos operativos (entradas, salidas, preparaciones, comunicaciones, etc.) con los clientes internos, externos o usuarios, esto con el fin de cumplir sus expectativas de manera muy ordenada y muy eficientes.

Si sigues teniendo dudas sobre la organización de almacenes y precisas de una empresa que almacene tus sustancias, no dudes en contactarnos.

Una organización de almacenes hecha de manera eficiente y organizada puede ser muy beneficiosa por varias razones. No solo ayuda en el control del inventario y la administración del tiempo, sino que también agiliza todo el proceso de logística de nuestra empresa, desde el pedido y su almacenamiento hasta su extracción y el envío.

Los mayoristas y distribuidores tienen mucho trabajo, pues siempre están ocupados encargándose de que sus productos lleguen a tiempo. Además de hacer malabarismos con las demandas diarias de la empresa y garantizar un movimiento ordenado de los pedidos a través de su flujo de trabajo, deben ocuparse del diseño, la organización de almacenes y el mantenimiento de una propiedad que probablemente sea la segunda en importancia después de su propia casa: su almacén.

Organización de almacenes convencional

        1. Área de gestión administrativa
        2. Área de recepción
        3. Áreas de almacenamiento
        4. Áreas de preparación de pedidos
        5. Área de expediciones

      Definición de cada área de la organización de almacenes

    1. Área de gestión administrativa
      1. Oficina o zona donde se registrarán todas las gestiones documentales que posteriormente acabarán en una operación física en las zonas de almacén, en ella se revisarán los albaranes, cartas de porte o documentos como fichas técnicas (productos químicos) 
        1. Recepción
        2. Clasificación
        3. Inspección y validación
        4. Ubicación en la zona de almacén correspondiente
        5. Preparación de pedido
        6. Carga y expedición
      2. En esta zona se dará de alta y baja los movimientos administrativos de los productos (entradas, salidas, obsoletos, roturas, etc.), normalmente los almacenes son gestionados mediante un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) que reúne todos los requisitos para tener un control exhaustivo y en tiempo de los productos, prepara inventarios, etc., y facilita la organización de almacenes.
    2. Área de recepción
      1. Zona en la que se procederá mediante la organización de almacenes, mediante el uso de medios mecánicos (carretillas, muelles), humanos y tecnológicos (Pda’s, escáner, arcos de clasificación, basculas, robots, etc.)   a la recepción y aceptación de las mercancías a almacenar, en dicha área se efectuarán operaciones físicas como:
        1. La descarga del transporte
        2. La inspección del producto recepcionado y su aceptación o rechazo
        3. El pesaje y dimensionamiento (volumetría)
        4. La adecuación del producto recepcionado en la unidades de manipulación para su posterior almacenaje:
          1. Pallets (europeo, americano, Cp’s, plástico, etc.)
          2. Jaulas
          3. Cajas
          4. Bidones, IBC’s
          5. Otros diversos útiles de manipulación
        5. Etiquetaje para la correcta clasificación y trazabilidad de la vida del producto aceptado.Organización de almacenes en cajas
    3. Área Almacenamiento para la organización de almacenes
      1. Zonas en las que se ubicarán las materias recepcionado. Los almacenes deben de estar dimensionados a las necesidades de almacenamiento que dependerán de las características de los productos a gestionar
        1. Zonas de productos químicos peligrosos o convencionales
        2. Zonas de productos alimenticios para consumo humano o animal
        3. Zona de almacenamiento en frio
        4. Zona de productos convencionales
        5. Zonas de almacenamiento en bloques de producto (remonte)
        6. Zonas de estanterías
          1. Estanterías convencionales
          2. Estanterías Compactas
          3. Estanterías drive-in
          4. Estanterías drive-through
          5. Estanterías dinámicas (poca rotación)
          6. Estanterías cantiléver (mercancías voluminosas o pesadas)
          7. Carruseles
          8. Almacenes verticales
    4. Área de preparación de pedidos
      1. Zona donde se procederá a la preparación de todas las ordenes de venta, producción o aprovisionamiento que se han de expedir. Las modalidades de picking vienen también determinada por las características del producto, la rotación (espacios de tiempo entre movimiento de entrada y salida) de los mismos y de los medios de almacenaje diseñados y utilizados, los métodos de picking o preparación de pedido se podrían resumir en:
        1. Hombre – producto
        2. Producto – hombre
        3. Mixta
        4. Programación de entregas
      2. En esta zona se utilizarán medios mecánicos, humanos y tecnológicos para el desarrollo de la actividad para una mejor organización de almacenes
    5. Área de expedición
      1. Zona destinada a la ubicación de materias preparadas para el último paso en almacén, su expedición mediante
        1. Transporte propio o externo
        2. Zona Geográfica
        3. Cliente
        4. Consolidación 
        5. Gestión documental de la expedición (etiquetaje de destino, Packing list, etc)
      2. En esta zona se utilizarán medios mecánicos, humanos y tecnológicos para el desarrollo de la actividad

Cada una de las áreas ates detalladas deberán ser dimensionadas de acuerdo con las necesidades de la organización que deben de resultar en un funcionamiento eficiente y seguro. Uno de los métodos utilizados para conseguir esa eficiencia y seguridad en la organización de almacenes es el de la 5S, método que permitirá al trabajador y a la empresa estar satisfechos de los puestos de trabajo que desarrollan y gestionan. El orden, la disciplina, la clasificación, la limpieza y la estandarización son las 5 bases sobre las que se conseguirán los objetivos antes mencionados.

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